Які документи для бізнесу та стартапів необхідні в Україні? Чи слід технологічним стартапам, які реєструються в Україні, зважати на європейські правила? Що має бути у стартовому пакеті документів для бізнесу? Публічна оферта для цифрового сервісу або реєстраційні документи і угоди з підрядниками – що знадобиться першим? Яка пріоритетність розробки? Перед Вами корисна довідка з роз’ясненнями про ключові документи, що знадобляться на старті нового бізнесу.

Документи для бізнесу і стартапу.

Унікальний технологічний стартап – це цікава задача для юриста. Оформлення нового програмного продукту з унікальними функціями потребує більше ніж просто реєстрації ФОП чи компанії. Відповідно і стартовий пакет документів для бізнесу не обмежується банальними реєстраційними заявами, статутами, протоколами і наказами. Оформлення прав інтелектуальної власності, отримання ліцензій, складання специфічних угод з контрагентами, положень, політик та користувацьких угод для додатків і програмного забезпечення – невелика частина того, що може знадобитися для документального оформлення нового бізнесу.

Зазвичай перед засновниками стартапу постає питання – які документи потрібні для старту бізнесу? Перше, що згадується: установчі і реєстраційні документи, накази і положення компанії. Дійсно, без установчих і реєстраційних документів не заснувати компанію для ведення бізнесу. Однак, одразу після реєстрації бізнесу, а нерідко і до того, знадобляться: угоди про розробку сайтів і додатків, технічні завдання до договорів, публічні оферти і політики конфіденційності, NDA, NCA, ліцензійні угоди та інші документи.

Звідки знати, що саме з цих документів для бізнесу знадобиться на старті? Яка пріоритетність і порядок розробки документів для технологічного стартапу? Для цього додаємо коротку довідку з поясненнями. Крім того, засновники стартапу і власники бізнесу можуть зателефонувати нам та отримати індивідуальну юридичну консультацію з відповідями на всі наявні питання.

Які документи необхідні для стартапів і захисту бізнесу?

Перелік стартових документів для бізнесу викладено у відносно хронологічному порядку. Чому відносно? Причина у варіативності і унікальності кожної ситуації. Так, договір про розробку веб-сайту з веб-студією може бути укладено як до реєстрації компанії під Ваш стартап (договір укладається від імені фізичної особи), так і після заснування компанії. Між іншим, зазвичай права інтелектуальної власності на сайти і програмне забезпечення оформлюються саме через укладення договору з розробниками ще у статусі фізичної особи, тобто до реєстрації ФОП чи компанії. А що ж далі? Передача прав інтелектуальної власності новоствореній компанії на підставі ліцензійної угоди. Хоча і тут можуть бути варіанти, кожен з яких має як недоліки, так і переваги.

Перелік первинних документів для бізнесу та стартапів:

1. Договір про надання послуг (виконання робіт) зі створення на замовлення об’єкту права інтелектуальної власності (веб-сайту, програмного забезпечення, логотипу) та передачу виключних майнових прав. Дізнатися більше можете на прикладі договору розробки веб-сайту за вищенаведеним посиланням. Порада юриста – завжди перевіряйте наявність положень про передачу виключний майнових прав і уважно складайте Технічне завдання. У жодному разі не довіряйте складання технічного завдання тому самому виконавцю, який здійснюватиме розробку. Та не дайте Вас заплутати – план розробки з графічними ескізами користувацького інтерфейсу сайту / додатку – це не технічне завдання.
2. Договір про створення на замовлення логотипу (брендової айдентики) та передачу виключних майнових прав – все сказане щодо оформлення розробки сайту і додатку так само актуальне для договору про створення логотипу. Аналогічно з попереднім договором, розробка логотипу і айдентики стартапу, сайту чи програмного продукту зазвичай проводиться від імені майбутнього засновника бізнесу, ще до заснування компанії або реєстрації ФОП. Втім, інший порядок також допустимий.
3. Установчі та реєстраційні документи компанії для стартапу. Якщо мова йде про реєстрацію ФОП, то процес утворення не викликатиме складнощів. Виключення з цього – підбір КВЕДів та деякі специфічні випадки, що потребують отримання дозволів / ліцензій. А от заснування компанії, особливо за участю 2-х і більше засновників, потребує прискіпливішого підходу до напрацювання стартових документів. Це і статут товариства, і рішення про створення, і опціональний установчий договір, і нюанси при заповненні реєстраційної заяви, особливо коли одним із засновників є нерезидент.
4. Корпоративний договір між бізнес-партнерами – цей документ виокремлений нами окремо від установчих документів. Корпоративний документ не вимагається для реєстрації бізнесу, однак може бути незамінним інструментом попередження спорів між учасниками компанії, особливо коли бізнес-партнери володіють однаковими частками бізнесу, наприклад 50% + 50%. Також, цим інструментом нерідко користуються для оформлення відносин при залученні інвестицій для розвитку технологічних стартапів. Корпоративний договір, як юридичний інструмент, введено в дію новим законом про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю.
5. Ліцензії та дозволи – опціональні документи для бізнесу. Необхідність оформлення ліцензій та інших дозволів перебуває у прямій залежності від обраних видів економічної діяльності та реального наміру їх використання. Медична практика, продаж лікарських засобів, гральний бізнес, діяльність окремих телекомунікаційних компаній та низка інших сфер бізнесу потребує ліцензування.
6. Публічні оферти і користувацькі угоди – це практично обов’язкові документи для бізнесу і сучасних стартапів. Там, де мова йде про роботу з широким колом користувачів сервісу, сайту, додатку, не обійтися без публічної оферти. Ці документи для бізнесу допомагають врегулювати широке коло відносин з користувачами – від правил користування сервісом до порядку оплати за щомісячну підписку на право користування VIP-функціями сервісу.
7. Політика конфіденційності – незамінний документ для сайтів, додатків і сервісів будь-якого бізнесу та стартапу. Політика конфіденційності надає можливість збирати і обробляти персональні дані у законний спосіб та інформувати користувачів про такі дії. Якщо бізнес-модель стартапу потребує взаємодії з персональними даними резидентів ЄС, необхідно щоб розроблена політика конфіденційності узгоджувалася з правилами GDPR.
8. Накази, бланки, форми, внутрішні положення – групування цих документів для бізнесу під одним пунктом не вказує на їх другорядність, це лише характеризує їх процесуальний характер і варіативність. Так, внутрішнє положення компанії може регулювати абсолютно різні питання – від правил роботи з персональними даними до питань безпечних умов праці або переліку інформації, що становить комерційну таємницю.
9. Non-disclosure agreement та Non-compete agreement – NDA та NCA є документами з різним призначенням. Вони тісно взаємопов’язані та однаково важливі для бізнесу і технологічних стартапів. Хоча дані угоди і мають обмежене застосування в Україні, вони суттєво зменшують ризики розголошення конфіденційної інформації (задача NDA) та попереджають дії підрядників і працівників, що можуть зашкодити інтересами Вашого бізнесу чи стартапу (задача NCA). Дізнайтеся більше про NDA з нашої консультації – Non-disclosure agreement в Україні.
10. Угоди і контракти з працівниками, підрядниками та контрагентами – різні за призначенням угоди, які стосуються всіх аспектів діяльності новоутвореної компанії. Це контракти з працівниками, угоди з підрядниками (ФОПами), договори поставки товарів, ЗЕД контракти із замовниками нерезидентами, договори про співпрацю, ліцензійні та інші угоди.

Усі вказані документи для бізнесу та стартапів складаються юристами нашого об’єднання. Якщо це необхідно, документи виписуються одразу англійською мовою. Такі угоди, як NDA складаються нами у двомовних редакціях – англійською та українською мовами одразу.

Підбір КВЕДів (видів економічної діяльності):

Засновники стартапів, замовляючи пакет первинних документів для бізнесу, нерідко припускаються помилки – забувають про підбір релевантних видів економічної діяльності (КВЕДів). Види економічної діяльності позначаються спеціальними кодами та закріплені у національному класифікаторі. Як приклад, щоб надавати послуги у сфері дизайну, ФОП або компанія має відобразити у реєстраційних документах КВЕД 74.10 “Спеціалізована діяльність із дизайну”. Для надання послуг з проектування веб-сайтів і додатків не буде зайвим і КВЕД 62.01 “Комп’ютерне програмування”.

Ваша компанія або ФОП може обрати лише 1 основний КВЕД – він зазначається першим у реєстраційній заяві. При цьому, Ви не обмежені у виборі необхідного набору додаткових КВЕДів для бізнесу чи стартапу. За кожним напрямком бізнесу і для кожного стартапу, навіть найунікальнішого, ми підберемо релевантний перелік КВЕДів. Оцінити таку роботу можете на прикладі нашої відкритої консультації про КВЕДи Інтернет-магазинів та Маркетплейсів.

Таким чином, ми розглянули необхідні первинні документи для бізнесу та звернули увагу на важливість правильного підбору КВЕДів. Перед тим, як підійти до питань поточної діяльності, приділимо увагу ще одному важливому стартовому аспекту будь-якого бізнесу чи стартапу.

Вибір оптимальної системи оподаткування для стартапу та бізнесу:

Отже, у нас є необхідні документи для бізнесу та напрацьований перелік стартових КВЕДів. А яку систему оподаткування обрати для бізнесу? ФОП на спрощеній системі оподаткування? Яка група нам підійде? I, II, можливо III? Чи підійде для стартапу ТОВ на загальній системі? Чи може все ж таки ТОВ на III групі єдиного податку?

Однозначну відповідь можна надати лише для конкретної бізнес-моделі, конкретного стартапу. Тим більше, може знадобитися реєстрація низки компаній і ФОПів на різних системах оподаткування. Є ще і спеціальний режим оподаткування у рамках “ДіяСіті”. Втім, є і декілька універсальних рекомендацій щодо вибору оптимальної системи оподаткування для стартапу та бізнесу:

• ФОП на 1 групі не має сенсу для технологічних стартапів, оскільки обмежений лише можливістю надання побутових послуг населенню.
• ФОП на 2 групі може бути основною для максимального заощадження видатків на сплату податків (розраховуються від розміру мінімальної заробітної плати, а не від розміру доходу), але слід пам’ятати про обмеження на роботу з юридичними особами.
• ФОП на 3 групі є універсальним збалансованим вибором, який дозволить надавати послуги і нерезидентам, і юридичним особам на будь-якій системі оподаткування. При цьому, і ставка податку у 5% виглядає цілком адекватною. Платником єдиного податку на третій групі також можна зареєструвати бізнес у формі ТОВ.
• ФОП і ТОВ можуть мати статус платника податку на загальних умовах. Засновники стартапів часто навіть не розглядають такий варіант. Однак, саме стартапи можуть мати зиск від загальної системи оподаткування на старті, оскільки база оподаткування може бути зменшена документально підтвердженими витратами практично до нуля. Наприклад, витратами на придбання обладнання, програмного забезпечення, оренду тощо.

Зроблений вибір щодо системи оподаткування можна зафіксувати на етапі реєстрації – при заповнені реєстраційної заяви. Як ФОП, так і ТОВ, мають можливість обрати спрощену систему оподаткування одразу при первинній реєстрації. Для цього достатньо заповнити відповідну сторінку реєстраційної заяви. Для ТОВ доступна 3 група єдиного податку. ФОП може обирати між 2 і 3 групою (першу не розглядаємо з вищевказаних причин).

Поточна договірна робота з підрядниками і контрагентами:

Що ж, врешті у Вас є зареєстрована компанія / ФОП з релевантними КВЕДами та оптимальною системою оподаткування, необхідні документи для бізнесу і роботи з клієнтами. Кількість подальших питань юридичного характеру є різною, як і періодичність їх виникнення. Зазвичай це поточні робочі питання, як от оформлення нових угод з підрядниками і замовниками, переговорні процедури. Але мають місце і більш неординарні задачі: документальне оформлення залучення інвестицій, проходження перевірок органів контролю, розгляд скарг та пропозицій користувачів і клієнтів.

Вказані поточні робочі питання комплексно супроводжуються юристами об’єднання Legal Support. Більшість з цих задач, зокрема розробка договорів і документів, їх правовий аналіз і перевірка проводяться у комфортному онлайн-форматі. Виконання ж таких задач, як супровід перевірок, здійснюються у класичному виїзному форматі.

Таким чином, всі потрібні на старті документи для бізнесу, допомога з оформленням стартапів і вирішення унікальних задач на етапі заснування компанії – лише початкова стадія співпраці. Юристи Legal Support забезпечать подальший супровід та правовий захист новоутворених компаній. Ми захистимо Вас у спорі з контрагентами і під час проведення перевірок.

Щоб сформувати задачу для юристів Legal Support та отримати необхідні документи для бізнесу, будь ласка, зателефонуйте за номером +380506437903 або напишіть нам на адресу електронної пошти it_lawyer@ukr.net і ми оперативно надамо зворотній зв’язок щодо Вашої задачі.