Протокол загальних зборів

оформлення протоколу загальних зборів організації

Протокол загальних зборів

Правильне оформлення протоколу загальних зборів громадської організації – обов’язковий аспект коректної фіксації рішення, прийнятого найвищим керівним органом організації. Для того, щоб працівник органів юстиції «зарахував» поданий до реєстрації протокол громадської організації, документ має відповідати вимогам закону. У цій публікації викладена детальна інформація про правильну підготовку і оформлення протоколу загальних зборів організації.

оформлення протоколу загальних зборів організації
Про структуру, зміст і тонкощі оформлення протоколу загальних зборів.

Зміст протоколу загальних зборів організації.

Протокол загальних зборів членів громадської організації відображає та підсумовує фактичну життєдіяльність організації. Раніше ми вже писали про оформлення протоколу установчих зборів громадської організації. Наразі час поговорити про поточні моменти у житті громадської організації, які так само знаходять своє відображення у протоколі. Які це можуть бути рішення?

Наприклад, наступні:

  • переобрання керівних органів громадської організації;
  • внесення змін до статуту організації;
  • зміна місцезнаходження громадської організації;
  • зміна мети та напрямків діяльності організації;
  • отримання статусу юридичної особи (для громадського об’єднання, що здійснювало свою діяльність без статусу юридичної особи);
  • саморозпуск або реорганізація громадської організації.

Останній пункт тягне за собою необхідність розглянути і такі питання як призначення ліквідаційної комісії та її голови, а також прийняття рішення щодо використання коштів та іншого майна організації, що лишається після її саморозпуску. Детальніше про ліквідацію громадської організації читайте у статті – Як припинити громадську організацію?

Протокол загальних зборів громадської організації: структура документа.

З’ясувавши питання змістовної частини протоколу загальних зборів, перейдемо до більш детального розгляду його структури. Чинне законодавство висуває ряд вимог, які слід враховувати аби протокол успішно пройшов процедуру державної реєстрації. Зокрема, мова йтиме про обов’язкові відомості, що вказуються у протоколі.

У протоколі загальних зборів громадської організації має бути вказано відомості про:

  1. Дату проведення загальних зборів членів організації. Зверніть увагу, що громадська організація повідомляє про зміни, що відбулися у її діяльності, зокрема такі як внесення змін до статуту, зміна складу керівних органів, зміна особи, уповноваженої представляти організацію, протягом 60 днів з дня прийняття відповідного рішення. Отже, щоб правильно вказати дату у протоколі відрахуйте потрібну кількість днів від того дня, коли плануєте подавати документи до органів юстиції. Дата має узгоджуватись з “правилом 60 днів”.
  2. Місце проведення загальних зборів. Вказуючи місце проведення, краще зазначати не просто назву міста, а повну адресу, включаючи вулицю, номер будинку та номер офісу чи квартири.
  3. Осіб, які брали участь у загальних зборах. Перелік присутніх членів організації і запрошених осіб додатково викладається у реєстрі, що є додатком до протоколу загальних зборів. Про відомості, які необхідно вказати у реєстрі скажемо нижче.
  4. Порядок денний загальних зборів з переліком питань щодо яких проводиться обговорення та подальше голосування. Перелік питань, які можуть бути розглянуті загальними зборами фактично є майже невичерпним, за виключенням питань, розгляд яких прямо чи опосередковано заборонений законом.
  5. Рішення про обрання голови та секретаря загальних зборів громадської організації.
  6. За результатом розгляду кожного питання, яке включено до порядку денного протоколу загальних зборів проводиться голосування з вказівкою у протоколі на його результати.
  7. Рішення про визначення особи, яка має право представляти громадське об’єднання для здійснення реєстраційних дій.

Правильне оформлення і підписання протоколу загальних зборів організації.

Після фактичного проведення загальних зборів та фіксації їх результатів у протоколі, час переходити до правильного оформлення протоколу загальних зборів. Оформлення протоколу зборів – справа відповідальна. Державні реєстратори прискіпливо переглядають документи перед прийняттям відповідного рішення.

Перше, на що слід звернути увагу – наявність підписів головуючого (голови) та секретаря зборів. На практиці доволі часто трапляються ситуації, коли підписи «губляться», адже людський фактор під час підготовки документів ніхто не скасовував. Тож слід бути уважними і зайвий раз переглянути папери, аби впевнитися, що всі підписи у наявності.

Перевіряйте деталі, дивіться хто має головувати на загальних зборах за статутом організації. Між головуючим і головою загальних зборів здається немає жодної різниці. Але, така дрібниця, як ця невідповідність, може стати причиною для призупинення розгляду документів. Уважно вичитуйте статут, керуйтеся його положеннями та нормами закону при проведенні загальних зборів та оформленні протоколу.

Друга обов’язкова умова правильного оформлення протоколу зборів – це наявність всіх додатків, особливо тих, які прямо передбачені законом. Невід’ємна частина протоколу загальних зборів – реєстр осіб, які брали участь у засіданні загальних зборів членів організації.

У реєстрі присутніх осіб вказуються такі відомості:

  • прізвище, ім’я та по батькові;
  • дата народження;
  • для іноземців та осіб без громадянства додатково зазначаються відомості національного паспорта чи іншого документа, який його замінює.

Звертаємо увагу – вищезгадані дані про присутніх на загальних зборах осіб засвідчуються їх особистим підписом. Якщо на зборах організації присутні запрошені особи, які не є її членами, то у реєстрі необхідно вказати про такий “статус запрошеної особи”. Так, наприклад, члени організації мають право уповноважити на подачу документів для проведення реєстрації особу, яка не є членом громадської організації. Однак, про її присутність на зборах і статус слід вказати у реєстрі.

Реєстр осіб, які приймали участь у засіданні загальних зборів організації може оформлюватися у вигляді окремого документу та підкладатися до протоколу. Наші спеціалісти підшивають його безпосередньо до протоколу, включаючи до загальної нумерації. На звороті вказується загальна кількість аркушів та дублюються підписи голови і секретаря загальних зборів.

Протокол загальних зборів громадської організації до реєстрації готовий!

Тепер Ваша справа – подати документи на реєстрацію до територіального управління юстиції та чекати на позитивне рішення. У ньому можна бути впевненим на 100%, якщо ви скористалися порадами та практичною допомогою спеціалістів команди Legal Support. Роки фактичного досвіду і успішної роботи дозволяють бути впевненими у результатах.

Важливо пам’ятати і про те, що всі працівники органів юстиції у першу чергу є державними службовцями. Формуючи нову культуру відносин між державою та її громадянами, слід починати відстоювати свої законні права. Як захистити свої інтереси і при необхідності подати скаргу на рішення державних органів, читайте у статтях наших юристів. Всі письмові консультації і публікації юристів Legal Support регулярно викладаються у розділі Блог.

З огляду на актуальність теми, цей цикл статей обов’язково буде продовжено. Будемо вдячні за максимальне поширення цієї публікації у соціальних мережах. На цьому бажаємо нашим читачам наснаги! До наступних зустрічей!

З повагою, юрист Юлія Бурим

Блог “Правильне оформлення протоколу загальних зборів організації.”

Facebook
Twitter
LINKEDIN