Протокол установчих зборів громадської організації є базовим документом на етапі створення і реєстрації кожної громадської організації або спілки. До підготовки протоколу слід підходити ретельно і ґрунтовно. Від деталізації, структури та правильного оформлення цього документу залежить успіх реєстрації Вашого об’єднання. У нашій статті Ви знайдете вичерпну інформації про вимоги до змісту (порядку денного) і форми протоколу.

Протокол установчих зборів Громадської організації

Протокол установчих зборів громадської організації – обов’язковий документ, без складання та подання якого не відбудеться державна реєстрація громадської організації. Про повний перелік документів, необхідних для реєстрації ГО, ми вже писали. Також, окремо і детально розглядали вимоги до складання статуту громадської організації.

Сьогодні обговоримо протокол установчих зборів. Які вимоги до його складання і оформлення висуває законодавство України? Хто підписує цей документ? Які існують додатки до нього? Розберемося разом.

Як ми вже знаємо, утворення громадської організації здійснюється на установчих зборах її засновників та оформлюється відповідним протоколом. Протокол установчих зборів має відображати факт розгляду ряду процедурних моментів. Про що ж зазначати у протоколі?

Порядок денний протоколу установчих зборів ГО (громадської організації, спілки).

Задля того, аби не пропустити важливого, слід звернутись до першоджерела. У нашому випадку це Закон України «Про громадські об’єднання». Відкриваємо Закон і знаходимо статтю 9. Саме вона дає нам чіткий перелік питань, які мають бути вирішені під час проведення установчих зборів засновників ГО.

Зверніть увагу, що наведені нижче питання порядку денного є обов’язковими, але не вичерпними. Засновники вправі вирішувати і інші проблеми, які вважатимуть важливими під час створення організації. Водночас, радимо не перевантажувати протокол зайвою деталізацією тих питань порядку денного, які Ви, як засновник, вносите за своєю ініціативою.

Складаючи документ, пам’ятайте, що завдання державного реєстратора, до якого на розгляд потраплять документи вашої ГО – перевірити наявність відображення у протоколі наступних відомостей.

Перелік відомостей, які обов’язково вказуються у протоколі:

1. Інформації про дату та місце проведення установчих зборів (вказується місто, а також поштова адреса приміщення – назва вулиці, номер будинку та офісу/квартири);
2. Інформації про осіб, які брали участь в установчих зборах (оформлюється у вигляді документа під назвою «Реєстр присутніх осіб», розглянемо правило його складання згодом).
3. Рішення про створення громадської організації (під час створення засновники також мають чітко визначити мету (цілі) діяльності створюваної організації, при цьому мета та цілі мають буквально тотожно відображатися у статуті організації та реєстраційній заяві).
4. Рішення про визначення найменування та, за наявності, скороченого найменування громадської організації (перед обранням найменування для організації, слід скористатися відкритим Реєстром громадських об’єднань, щоб пересвідчитися, що запропоноване Вами найменування є вільним).
5. Рішення про затвердження статуту громадської організації (прийняття такого рішення коректно відображати наступним шляхом: визначаємо у протоколі присутню особу, яка виступає з ініціативою затвердити статут, та вказуємо що вона ознайомила інших присутніх осіб з його редакцією та запропонувала затвердити його). Зверніть увагу – це питання порядку денного можна опустити, в разі якщо мова йде про створення громадської організації без статусу юридичної особи і засновники не виявили бажання затверджувати статут організації.
6. Рішення про обрання керівника, а також утворення органів управління громадської організації відповідно до затвердженого статуту. Посада керівника може носити найрізноманітнішу назву – президент, голова, директор. Особа, обрана керівником організації чи обрана до складу керівного органу, має бути присутня на установчих зборах або в інший спосіб надати згоду на її обрання. Найменування керівного органу також визначається на розсуд засновників: Президія, Правління, Рада тощо. Якщо мова йде про створення громадської організації без статусу юридичної особи, керівний орган може не обиратися. Натомість, законодавство передбачає обрання особи, яка має право представляти інтереси організації перед державою та іншими особами без додаткового уповноваження – про це у наступному пункті.
7. Рішення про визначення особи, яка має право представляти громадську організацію у правовідносинах з державою та іншими особами і вчиняти дії від її імені без додаткового уповноваження. Це рішення приймається у випадку, якщо створюється організація, яка має намір здійснювати діяльність без статусу юридичної особи, і якщо утворення органів управління не передбачається.
8. Рішення про визначення особи, яка має право представляти організацію для здійснення реєстраційних дій – зазначається лише для тих організацій, які мають намір здійснювати діяльність зі статусом юридичної особи. Не забуваємо зазначити про те, що обрана особа надала свою особисту згоду на таке обрання.

Реєстр присутніх осіб до протоколу установчих зборів громадського об’єднання.

У протоколі установчих зборів вказується прізвище, ім’я та по-батькові всіх присутніх на зборах осіб. Крім того, для реєстрації організації до органів юстиції також подається Реєстр присутніх осіб, в якому окрім ПІБ зазначається і додаткова інформація.

Якщо мова йде про присутніх фізичних осіб – вказуємо їх дату народження, а для іноземців та осіб без громадянства – дані національного паспорта чи документа, що його замінює. Вказані відомості про особу засвідчуються її особистим підписом.

Які відомості вказувати при створенні громадської спілки (засновники – юридичні особи)? Якщо на установчих зборах були присутні юридичні особи, слід зазначити їх повне найменування, ідентифікаційний код, вказати юридичну адресу, прізвище, а також ім’я та по батькові особи, яка уповноважена брати участь у зборах. Ці відомості засвідчуються підписом особи, уповноваженої брати участь в установчих зборах.

Реєстр присутніх осіб найзручніше оформити у вигляді таблиці, вказавши що цей документ є Додатком до Протоколу установчих зборів. Його можна підшити до самого протоколу чи оформити як окремий документ – різниця не суттєва. Однак важливо, щоб у Реєстрі поставили свої підписи голова та секретар зборів.

Оформлення протоколу установчих зборів засновників.

Ми розглянули нюанси, що стосуються змісту протоколу установчих зборів. Тепер час присвятити увагу його формі (оформленню). Протокол, як і будь-який інший юридичний документ, має бути зручним для ознайомлення. Існують і законодавчі вимоги до оформлення протоколу установчих зборів громадської організації.

Протокол установчих зборів викладають на окремих аркушах, кожен з яких має бути пронумерований, а весь протокол в цілому – прошитий. На документі мають бути підписи головуючого і секретаря зборів.

До органів юстиції подається примірник оригіналу або ж нотаріально засвідчена копія протоколу про утворення громадської організації. Не забудьте – підготовлений документ слід подати на реєстрацію не пізніше ніж через 60 днів з дати, зазначеній у ньому.

Шукаєте інформацію про протокол установчих зборів ТОВ?

Якщо Ви шукали інформацію і зразки документів для утворення Товариства з обмеженою відповідальність, а знайшли цю публікацію, то ми не залишимо Вас без відповідей. Засновникам ТОВ та ТДВ радимо переглянути наступну публікацію – Статут ТОВ за новими правилами.

Повертаючись до громадських об’єднань надамо Вам ще одне корисне посилання на відповідний розділ нашого сайту. За цим посиланням Ви також знайдете перелік відомостей, які необхідні для підготовки пакету документів на реєстрацію громадської організації. Створення громадських організацій в Україні – про комплексну юридичну допомогу стосовно створення, реєстрації та подальшої діяльності громадських об’єднань в Україні.

Утворення громадських організацій та спілок – питання і відповіді.

Чітке знання вимог до змісту, структури та оформлення протоколу установчих зборів засновників робить процес підготовки документів організації доступним і зрозумілим. Однак, якщо у Вас все ще залишилися питання або ж виникло бажання довірити справу професіоналам – спеціалісти Legal Support стануть Вам у нагоді.

Сподіваємось, інформація про порядок підготовки протоколу установчих зборів була корисною для Вас. Ми завжди вдячні Вам за поширення наших публікацій у соціальних мережах. Будьте з нами і надалі!

З повагою, юрист Юлія Бурим